In dit artikel nemen we je in 5 stappen mee door het facturatie-proces. Ga je als vereniging voor het eerst factureren? Neem dan contact met ons op via penningmeester@knltb.club of bel ons op 088 1302 705. We begeleiden je dan graag persoonlijk.
De vijf stappen in het kort:
- Stap 1: maak abonnementen aan
- Stap 2: koppel abonnementen aan lid
- Stap 3: maak concept factuur aan
- Stap 4: verstuur factuur
- Stap 5: bekijk status betalingen
Er zal nu een uitgebreidere uitleg volgen hoe je kunt factureren in 5 stappen.
Stap 1: maak abonnementen aan
Standaard hebben wij al één lidmaatschap-abonnement aangemaakt voor je aangemaakt; ‘KNLTB lid’. Via het menu-onderdeel ‘Financiën’ → ‘Abonnementen’ kun je nieuwe abonnementen aanmaken. Klik rechtsboven in het scherm op ‘Abonnementen toevoegen’ en volg de volgende stappen om eenvoudig nieuwe abonnementen aan te maken.
-
Stap 1.1: seizoen instellen
Selecteer allereerst het desbetreffende seizoen waar het abonnement op van toepassing is, als je ook de facturatie-module gebruikt kun je hier een bedrag voor dit seizoen aan hangen.
Stap 1.2: abonnementsnaam toevoegen
Vervolgens kun je een abonnementsnaam toevoegen. Dit wordt de naam van het huidige abonnement.Stap 1.3: duidt lidmaatschap aan
Hiermee geef je aan of het lid een (actief) clublidmaatschap of bondslidmaatschap heeft. Niet alle clubleden zijn namelijk lid van de bond. In dit geval hoeft u enkel ‘duidt clublidmaatschap aan’ te selecteren. Als een persoon bondslid is, is hij automatisch ook clublid. Vink dan beide lidmaatschappen aan. Dit is van belang voor het tarief dat aan een clublidmaatschap of een bondslidmaatschap verbonden zit.Stap 1.4: tarief instellen
Voer handmatig het bedrag toe dat bij het desbetreffende seizoen hoort.
Stap 2: koppel abonnementen aan lid
Je kunt abonnementen per stuk of in batch toekennen aan leden.
- 2.1 Per stuk toekennen
- Zoek het lid op via de functie ‘Zoek’ rechtsboven in het scherm.
- Selecteer het lid en klik op het tabblad ‘Abonnementen’.
Via de knop ‘Abonnementen toevoegen’ rechts bovenin kun je een abonnement toekennen aan een persoon. Bij het toevoegen kun je de volgende gegevens invoeren:
- Abonnement: selecteer hier het gewenste abonnement.
- Startdatum: selecteer vanaf wanneer dit abonnement moet ingaan.
- Opzegdatum: als het abonnement voor een bepaalde looptijd is dan kun je dat hier aangeven. Een normaal (doorlopend) lidmaatschap kun je toevoegen zonder opzegdatum, dit zal dan elk seizoen verlengd worden totdat je een opzegdatum invoert.
- Opzegreden: mocht je een opzegdatum gekozen hebben, dan kun je ook de reden van een opzegging opvoeren (dit in verband met rapportages).
- Opzegreden extra informatie: als je bij ‘Opzegreden’ een reden hebt geselecteerd kun je hier een extra toelichting geven.
Door op ‘Abonnement toevoegen’ te klikken, wordt het abonnement toegevoegd aan het lid en gaat dit abonnement lopen vanaf de opgegeven startdatum van het abonnement. Als het een abonnement met bondslidmaatschap betreft zal het lid óók uitgewisseld worden met de bond.
- 2.2 Per batch toekennen
- Ga naar ‘Personen’ → ‘Clubleden’
- Via de beschikbare filters kun je de betreffende personen selecteren aan wie je een abonnement toe wil kennen.
- Druk linksonder de filters op de knop ‘Abonnementen’.
- Bij het toekennen kun je de volgende gegevens invoeren:
- Abonnement: selecteer hier het gewenste abonnement.
- Startdatum: selecteer vanaf wanneer dit abonnement moet ingaan.
- Opzegdatum: als het abonnement voor een bepaalde looptijd is dan kun je dat hier aangeven. Een normaal (doorlopend) lidmaatschap kun je toevoegen zonder opzegdatum, dit zal dan elk seizoen verlengd worden totdat je een opzegdatum invoert.
- Opzegreden: mocht je een opzegdatum gekozen hebben, dan kun je ook de reden van een opzegging opvoeren (dit in verband met rapportages)
- Opzegreden extra informatie: als je bij ‘Opzegreden’ een reden hebt geselecteerd kun je hier een extra toelichting geven.
Er wordt onderaan de pagina getoond aan welke personen je dit abonnement toe gaat kennen. Het kan zijn dat iemand uit jouw selectie dit abonnement al toegekend gekregen heeft, of vanwege een uitzondering niet in aanmerking komt voor het betreffende abonnement. Druk dan op de knop ‘Verwijder van deze lijst’, dan zal aan dit persoon het abonnement niet worden toegekend.
Vink beide checkboxes aan als je zeker bent van deze lijst van personen waaraan u dit abonnement toe gaat kennen, en dat het bewuste abonnement het juiste abonnement is dat je toe gaat kennen.
Door op ‘Abonnement toevoegen’ te klikken, wordt het abonnement toegevoegd aan het lid en gaat dit abonnement lopen vanaf de opgegeven startdatum van het abonnement. Als het een abonnement met bondslidmaatschap betreft zal het lid óók uitgewisseld worden met de bond.
Stap 3: maak concept factuur aan
- Ga naar ‘Financien’ → ‘Facturen’
Stap 4: verstuur factuur
Stap 5: bekijk status betalingen
