Wat moet ik regelen voordat ik kan starten met Contributie light?

Wat heb je nodig?

1. Club Standaard of Club Professioneel
2. De financiën module Contributie Light

Stap 1) Incassocontract bank
Je dient als vereniging een incassocontract af te sluiten met de bank waar de vereniging bij zit. Het aanvragen, invullen en terugsturen duurt ongeveer tien dagen (dit kan per bank wat verschillen).

Daarna helpen wij je ook graag met het invullen van de parameters van het contract. Een voorbeeld hiervan is:

• Maximaal aantal regels per batch (indicatie = totaal aantal leden + 10%)

• Maximale bedrag per regel (indicatie = hoogste contributie-tarief inclusief inschrijfgeld + 20%)

• Maximaal aantal batches per maand = 3

• Maximale bedrag per batch (regels per batch * max bedrag per batch)

Stap 2) Machtiging leden
Om te kunnen incasseren dienen we een machtiging van zoveel mogelijk leden te hebben. Je kunt je leden dit via email vragen. De leden kunnen online deze machtiging afgeven. Dit gaat of via de clubsite (indien de vereniging KNLTB.Club professioneel heeft) of via een aparte website (mijn.knltb.club). Deze machtiging wordt direct in het systeem verwerkt.

Een voorbeeld tekst voor naar je leden, om de machtiging te verkrijgen staat hier klaar: 

Beste (lidvoornaam),

Met het oog op de contributie-inning van komend seizoen zou ik je willen vragen om de vereniging een machtiging te willen verlenen voor het incasseren van de contributie. Dit bespaart de vereniging (en mijzelf) veel tijd en energie om de gelden binnen te krijgen.
Als lid krijg je twee weken voor de incasso een factuur met de berekening van de contributie. Je kan de factuur controleren en waar nodig contact met mij opnemen als iets niet duidelijk is.
Na die twee weken, incasseren wij het geld van het opgegeven bankrekeningnummer. Als lid kan je de incasso dan nog terugdraaien mocht het in jouw ogen niet terecht zijn. Je houdt daarmee de controle op de betaling. Je kan ook op ieder moment de machtiging weer intrekken door mij een mail te sturen.
Voor de club bespaart het geld, moeite en heel veel tijd. Ik hoop dat je meedoet. De machtiging kan je afgeven via onderstaande link.

https://mijn.knltb.club/?chooseNew=true of via de Clubsite (voor Club professionele verenigingen).

Mochten er nog vragen zijn, dan help ik je graag verder.

Met vriendelijke groet,

Naam Penningmeester
Naam Club

Stap 3) Algemene instellingen
Voor het incasseren van de facturen dienen er via 'Financiën' > 'Instellingen', een aantal gegevens ingevuld te worden. De gegevens komen overeen met de gegevens die in het incassocontract met de bank zijn ingesteld en zijn van belang om automatisch te kunnen incasseren.

IBAN, BIC en Tenaamstelling: Vul deze gegevens van de vereniging in, om hier de geïncasseerde en overgemaakte bedragen op te kunnen verwachten.
Incassant id: Dit id krijg je van de bank bij het afsluiten van een contract.
Maximaal bedrag per batch: Geef aan wat het maximale bedrag is dat er per batch geïncasseerd mag worden door de bank. Dit kun je uitrekenen door het aantal leden x het bedrag per lidmaatschap te doen. Reken hier bijvoorbeeld 10% bij, om zeker te weten dat dit een realistisch bedrag is.
Maximaal aantal transacties per batch: Geeft aan hoeveel transacties (facturen) er maximaal in een batch mogen zitten. Dit kun je uitrekenen door 10% op te tellen bij het huidige aantal leden.
Factuur contact e-mailadres: Vul het e-mailadres in waaruit je de e-mail met de factuur naar de leden wilt versturen. Bij een antwoord op de mail komt de reactie ook op dit e-mailadres binnen.
Koptekst incassomachtigingen clubsite: Vul de tekst hier in, ter informatie op de website waar leden hun machtiging dienen af  te geven.
Kop- en voettekst per incasso: Vul de tekst in die meegestuurd wordt op de factuur voor automatische incasso.
Kop- en voettekst per factuur: Vul de tekst in die meegestuurd wordt op de factuur.

Bekijk eventueel de templates bij 'Communicatie' > 'Templates' die worden verzonden bij het versturen van een factuur. Je kunt hier aanpassingen doen.