KNLTB Contributie - Hoe maak ik een factuur aan?

In dit helpartikel wordt toegelicht hoe de functionaliteiten op de 'Aanmaken' pagina werken binnen KNLTB Contributie en hoe je factuurregels kunt aanmaken. 

Wat heb je nodig?

1. Club Standaard of Club Professioneel
2. Lees-en wijzigrechten tot de module Financiën. 
3. Een Mollie account. 

Aanmaken factuurregels

Leden worden op drie manieren gefactureerd: 

1. Bij het toewijzen van een nieuw lidmaatschap. Lees hier meer over. 
2. Bij de seizoenovergang. Lees hier meer over.
3. Bij het aanmaken van een handmatige factuurregel via 'Financiën' > 'Aanmaken' door rechtsboven op 'factuurregel toevoegen' te klikken. 

Ga naar 'Financiën' > 'Aanmaken'. Het factuur bedrag staat hier al klaar op basis van het lidmaatschap, producten of handmatige factuurregels die aan de leden zijn gekoppeld. 
Dit kun je hier nog aanpassen of verwijderen door op het plusje naast de naam te klikken.
Hiermee worden alle factuurregels van het lid inzichtelijk en kun het 'bewerken' icoontje (de pen) gebruiken om nog aanpassingen te doen of het vuilnisbak icoontje gebruiken om deze te verwijderen.

Toevoegen van een handmatige regel en kortingen/correcties

In dit scherm kan de desbetreffende persoon geselecteerd worden en een omschrijving worden toegevoegd die ook op de uiteindelijke factuur getoond zal worden.
Let op: de datum die je hier invoert is niet de uiteindelijke incassodatum, maar het moment dat de factuur gegenereerd kan worden. Een datum in de toekomst toevoegen in dit scherm betekent dan ook dat het bij de 'factuurregels in de toekomst' komt te staan.

Bij het toevoegen van een factuurregel kan overigens ook een min bedrag worden ingevuld zodat het ook voor kortingen of correcties gebruikt kan worden. Wil je dit bij meerdere leden in 1x doen? Lees hier meer.
Onderstaand een voorbeeld :

Filteren en betekenis knoppen

Verder kan er op deze pagina gefilterd worden op alleen incasso- of factuurleden / proefleden / lidmaatschappen / producten.
De 'toon factuurregels in toekomst' knop laat de regels zien die in de toekomst nog gefactureerd moeten worden. Deze kunnen niet gegenereerd worden zolang de datum in de toekomst staat.

Controleren en aanmaken

Let op: dat alle wijzigingen en controles op deze pagina uitgevoerd moeten worden.
Zodra de facturen gegenereerd zijn, moet de factuur eerst gecrediteerd worden als er nog iets gewijzigd moet worden (lees hier meer over crediteren na een foutief bedrag).
Indien alles gecontroleerd is kunnen de facturen rechts in het scherm door middel van de selectievakjes geselecteerd worden en aangemaakt worden door op de 'genereer facturen' knop te klikken. 

Vervolgens verschijnt er een pop-up:

1. Hier kan je ook de knop 'stuur naar LCON' beheren. Deze knop dient vooral voor het geval er een keer een interne wijziging aan een lid hun factuurgeschiedenis gemaakt moet worden, zonder dat deze factuur daadwerkelijk wordt verstuurd. Deze moet dus in de meeste gevallen aanblijven!
2. Ook kunnen de automatische herinneringen hier worden ingeschakeld. We raden aan om dit altijd in te schakelen, aangezien het weer handmatig werk scheelt.  Klik hier voor het hulpartikel van de automatische herinneringen. 
3. Selecteer de incassodatum. Op deze datum wordt er dus geïncasseerd. Houd rekening met minimaal 3-4 werkdagen verwerkingstijd aangezien het via KNLTB.Club > KNLTB Contributie > Mollie > Bank loopt. Let op: Mollie kan op het moment nog geen 100% garantie geven voor de ingevulde incassodatum, in enkele gevallen kan dit een dag afwijken.
4. Selecteer het profiel dat jullie willen hanteren bij het versturen van de facturen. Hier staat onder andere in aangegeven wanneer de herinneringen worden verstuurd. Wil je hier aanpassingen in doen? Neem dan contact met ons op.
5. Tot slot kun je selecteren in hoeveel termijnen de leden mogen betalen. Staat dit op 5? Dan mag het lid kiezen tussen de 1 en 5 termijnen. Indien gewenst, kan het lid dus ook 3 termijnen selecteren.

Zodra op deze pagina de facturen gegenereerd zijn, wordt het aan de achterkant al doorgestuurd naar KNLTB Contributie.
Dit ''tussenprogramma'' zal het vervolgens twee werkdagen van tevoren doorsturen naar Mollie.
Vanaf dit moment zal het voor de vereniging ook inzichtelijk zijn in het eigen Mollie dashboard.
Let op: in tegenstelling tot Contributie Light en ClubCollect is het dus al definitief verstuurd naar de betalingsprovider vanaf deze pagina. Er kan uiteraard nog gecrediteerd worden totdat het daadwerkelijk in behandeling is bij Mollie.

Na het genereren hoeven dus alleen de mails nog verstuurd te worden naar de leden om hen op de hoogte te stellen van de aankomende incassering/IDEAL betaallink, klik hier voor desbetreffend hulpartikel.