Hoe voer ik de seizoensovergang uit? (Vereniging > Seizoensovergang)

Nieuw in KNLTB.Club is de Seizoensovergangmodule. Hiermee kun je eenvoudig in een paar stappen het huidige seizoen beëindigen, en beginnen met het voorbereiden van het nieuwe seizoen. Het is ook een handige manier om jullie systeem opgeruimd te houden, omdat je bij veel onderdelen kan aangeven of je lidmaatschappen/labels/producten wil meenemen naar het nieuwe seizoen, of wil verwijderen. In dit artikel leggen we je uit hoe je gebruik maakt van de module.

Wat heb je nodig?

1. Club Professioneel
2. Lees- en wijzigrechten tot de module Vereniging

Seizoensovergang

Bij Vereniging > Seizoensovergang vind je de module waarmee je jullie nieuwe seizoen kan inrichten.

Deel 1

Klik op 'Deel 1 - Lidmaatschappen instellen'. Hier kun je per lidmaatschap aangeven welke je wel wil meenemen naar het nieuwe seizoen, en welke niet. Op die manier kun je het overzicht bij Instellingen > Lidmaatschappen ten alle tijden opgeruimd houden.

Als je de keuze hebt gemaakt welke lidmaatschappen je wil behouden, klik je vervolgens rechtsonder in beeld op 'Volgende stap'.

In de volgende stap ga je per lidmaatschap aangeven, (de lidmaatschappen die je bij de vorige stap hebt gekopieerd naar het nieuwe seizoen), welke tarieven zullen gaan gelden. Hier kun je dus eenvoudig in één overzicht direct de tarieven aan de lidmaatschappen koppelen, waar dit voorheen nog per lidmaatschap apart ingesteld moest worden. Je kan in dit overzicht ook de namen wijzigen van de lidmaatschappen, bijvoorbeeld als je het seizoen wil noemen in de naam van het lidmaatschap. Door op 'voeg (extra) tarief toe' te klikken kan je een extra tarief toevoegen. Je kan dan bijvoorbeeld twee tarieven koppelen aan een lidmaatschap: één voor het eerste halfjaar en een ander tarief voor het tweede halfjaar. Als alles naar wens staat klik je vervolgens op 'Volgende stap'.

Bij de volgende stap zie je een beknopte weergave van de acties die je zojuist hebt uitgevoerd. Je kan zien bij welke lidmaatschappen bepaalde onderdelen zijn gewijzigd, of juist waar niks is gewijzigd. Controleer of alles klopt. Als dat het geval is, klik je op 'Stap 1 afronden', rechtsonder in beeld.

Deel 2

Als je aan het einde van stap 1 op 'Stap 1 afronden' hebt geklikt, word je automatisch doorgestuurd naar stap 2. Hier kan je aangeven welke labels je mee wil nemen naar het nieuwe seizoen. Bij 'Aantal toekenningen' kan je zien hoeveel leden in jullie omgeving dit label hebben. Als je labels wil meenemen naar het nieuwe seizoen, laat je het vinkje aan staan. Klik vervolgens op 'Volgende stap'.

Bij deze stap kun je aangeven welk lidmaatschap een groep leden moeten krijgen die al een bepaald lidmaatschap hadden in het eerdere jaar. Stel dat je een juniorenlidmaatschap hebt die t/m 17 jaar loopt. In deze stap moet je per lidmaatschap dan twee keuzes maken: je selecteert welk lidmaatschap de leden krijgen die het komende seizoen maximaal 17 jaar oud zijn, en je selecteert welk lidmaatschap de leden krijgen die in het komende seizoen 18 zullen zijn. Zo kun je dus in bulk een leeftijdsgebonden lidmaatschap toekennen aan leden die niet meer onder het juniorenlidmaatschap vallen.

Stel er zijn leden met een niet-doorlopend lidmaatschap, dan kan je hier dat lidmaatschap selecteren en aangeven welk lidmaatschap de leden moeten krijgen. Een niet-doorlopend lidmaatschap eindigt immers aan het einde van het seizoen, dus als deze leiden geen nieuw lidmaatschap krijgen zullen zij oud-lid worden (indien het niet-doorlopende lidmaatschap hun enige lidmaatschap was). Als je per lidmaatschap hebt aangegeven welke lidmaatschappen die leden het volgende seizoen moeten krijgen, dan kan je op 'Volgende stap' klikken.

In de volgende stap kun je per persoon nog een wijziging doorvoeren, mocht er sprake zijn van uitzonderingen. Als alles goed staat, klik je hier ook op 'Volgende stap'.

Bij de volgende stap zie je welke leden nog geen lidmaatschap hebben gekregen. Dit zijn bijvoorbeeld leden die een aflopend lidmaatschap hadden en geen nieuwe hebben gekregen. Je kan hier per lid aangeven welk lidmaatschap zij dienen te krijgen. Bij 'Maak een keuze' kan je dan het nieuwe lidmaatschap selecteren. Rechtsboven zie je de knop 'Bulkwijziging lidmaatschappen'. Als je hierop klikt, kan je een lidmaatschap selecteren en aangeven dat alle leden met dat lidmaatschap een ander bepaald lidmaatschap moeten krijgen. Dit werkt op dezelfde wijze als het in bulk toekennen van een lidmaatschap bij Personen > Leden. Als bij alle leden iets ingevuld staat, kan je op 'Volgende stap' klikken.

Bij de volgende stap krijg je alle leden te zien die meer dan één lidmaatschap hebben. Je kan voor hen dan per lidmaatschap bepalen of zij deze opnieuw dienen te krijgen, of dat je overbodige lidmaatschappen bij hen verwijderd. Als alles is ingevuld en naar wens staat, kan je weer op 'Volgende stap' klikken.

Bij de volgende stap kan je controleren of alles klopt. Als het klopt, kan je stap 2 afronden door op 'Stap 2 afronden' te klikken.

Stap 3

In deze stap kan je jullie producten beheren. Je kan in één overzicht alle namen en prijzen van producten wijzigen. Door het vinkje bij 'Product beëindigen' aan te zetten, beëindig je het product bij alle leden. Hij zal dan nog wel te zien zijn in de historie van de leden. Door 'Opnieuw toekennen' aan te zetten, wordt het product opnieuw aan het lid toegekend en komt er ook een nieuwe factuurregel bij te staan. Als je wil dat het lid volgend seizoen een factuurregel voor het product krijgt, maar niet dat het lid twee producten heeft (waarvan één al eerder gefactureerd is), dan dien je dus beide vinkjes aan te zetten. Het oude, (reeds gefactureerde) product, wordt dan beëindigd en het lid krijgt voor het nieuwe seizoen opnieuw het product (inclusief nieuwe factuurregel) toegekend. Als alles goed staat, klik je op 'Volgende stap'.

Bij de volgende stap kan je per product zien welke personen aan het product zijn gekoppeld. Je kan hier per product aangeven welke leden het product opnieuw moeten ontvangen (omdat je bij de vorige stap 'opnieuw toekennen' hebt aangevinkt bij de desbetreffende producten). Vink de personen uit aan wie je het product niet wil toekennen. Als alles goed staat, klik je op 'Volgende stap'.

In het volgende scherm kan je per product aangeven wat de startdatum dient te zijn. Deze staat standaard op de eerste dag van het seizoen. Als je wil dat dit een ander moment wordt (bijvoorbeeld omdat je het product pas later in het seizoen factureert), kan je een andere datum invoeren. Als alles goed staat, klik dan op 'Volgende stap'. Hiermee rond je stap 3 af.

Stap 4

Hier kun je jullie dienstenpunten beheren. Je kunt bijvoorbeeld extra punten toekennen aan de personen die daar om bepaalde redenen recht op hebben, bijvoorbeeld omdat zij in het bestuur van de vereniging zitten. Ook kan je minpunten invoeren, bijvoorbeeld als een lid vorig seizoen te weinig diensten heeft gedraaid. Als alles naar wens is ingevuld, klik je op 'Volgende stap'.

Als je alle stappen van de seizoensovergang hebt doorlopen en je ziet bij 'Overzicht seizoensovergang' overal groene vinkjes staan, dan kan je rechtsonder in beeld op 'Markeer als afgehandeld klikken'.