De seizoensovergang zorgt ervoor dat alle leden het juiste lidmaatschap krijgen en dat er een factuurregel klaar komt te staan om de facturen voor de contributie te versturen. Je hoeft hiervoor geen nieuwe lidmaatschappen aan te maken, maar je kunt de huidige lidmaatschap een nieuw tarief en seizoen toekennen.
Voordat dit gedaan kan worden, dienen er een aantal stappen doorlopen te worden.
1. Controleer of iedereen het juiste lidmaatschap heeft:
Allereerst moeten alle leden het juiste lidmaatschap hebben. Dit doe je door naar de ledenlijst te gaan en te filteren op leeftijd. Indien het junior lidmaatschap bijvoorbeeld als leeftijdsgrens 18 heeft, zou je kunnen filteren op 'leeftijd 18 t/m/18'.
Nu krijg je een lijst met iedereen die 18 jaar is. Je ziet hier ook in één opslag of er leden zijn met het junior lidmaatschap die over gezet dienen te worden naar een senior lidmaatschap.
Door deze leden te selecteren en daarna de optie 'Lidmaatschap/product toekennen' te klikken, kun je hen in 1x het juiste lidmaatschap geven. Door ‘Lidmaatschap/product verwijderen' te gebruiken, kun je in 1x het junior lidmaatschap verwijderen. Let op! Wijs altijd eerst een nieuw lidmaatschap toe zodat het lid tijdelijk 2 lidmaatschappen heeft, voordat je de oude verwijderd. Dit voorkomt dat je deze leden afmeld.
2. Opzeggingen registreren:
Het is belangrijk dat de einddatum van alle opzeggingen vóór de start van het nieuwe seizoen vallen. Indien een lid als einddatum 1-1 heeft en het seizoen start op 1-1, zal het lid hiervoor nog een factuur ontvangen. Zet de einddatum dus een dag eerder, op 31-12 bijvoorbeeld.
3. Nieuwe seizoenen + tarieven koppelen aan de huidige lidmaatschappen:
Ga hiervoor naar Instellingen --> Lidmaatschappen en kies voor 'Toon inactieve lidmaatschappen'.
Klik op de naam van een lidmaatschap en klik op 'Voeg toe'.
Selecteer hier het nieuwe seizoen en vul het juiste tarief in. De startdatum kun je leeg laten en klik op 'Opslaan'.
Bovenstaande doe je bij ieder lidmaatschap welke je wilt meenemen naar het nieuwe jaar.
4. Laatste controle huidige overzicht:
Na het aanpassen en controleren van stap 1, 2 en 3 houd je een overzicht over met lidmaatschappen te vinden bij 'Instellingen' --> 'Lidmaatschappen'. Doe hier nog een laatste controle.
Nu komen bij ‘Financiën’ de factuurregels van de lidmaatschappen te staan.
Klopt een tarief niet? Het is nog mogelijk om deze aan te passen. Dit kan door een lidmaatschap te selecteren en dan op het tarief te klikken. Als je daarna weer naar de ‘Financiën’ module gaat, krijg je onderstaande melding te zien. Klik op 'bereken factuurregels opnieuw'.
De seizoensovergang is nu correct uitgevoerd!
