1. Aanvraag
Voor alle Club Standaard en Club Professionele verenigingen die momenteel geen gebruik maken van ClubCollect, wordt Contributie Light automatisch in KNLTB.Club geactiveerd. Voor de Club Basis verenigingen en de verenigingen die momenteel gebruik maken van ClubCollect dien je de Contributie Light aan te vragen via support (support@knltb.club). Wij zullen vervolgens Contributie Light activeren. Dit is dezelfde dag geregeld.
2. Incassocontract bank
Je dient als vereniging een incassocontract af te sluiten met de bank waar de vereniging bij zit. Het aanvragen, invullen en terugsturen duurt ongeveer tien dagen (dit kan per bank wat verschillen).
Hier kun je een voorbeeld mail vinden, die je kunt sturen naar de accountmanager bij jouw bank. Daarna helpen wij je ook graag met het invullen van de parameters van het contract. Een voorbeeld hiervan is:
Maximaal aantal regels per batch (indicatie = totaal aantal leden + 10%)
Maximale bedrag per regel (indicatie = hoogste contributie-tarief inclusief inschrijfgeld + 20%)
Maximaal aantal batches per maand = 3
Maximale bedrag per batch (regels per batch * max bedrag per batch)
3. Machtiging leden
Om te kunnen incasseren dienen we een machtiging van zoveel mogelijk leden te hebben. Je kunt je leden dit via email vragen. De leden kunnen online deze machtiging afgeven. Dit gaat of via de clubsite (indien de vereniging KNLTB.Club professioneel heeft) of via een aparte website (mijn.knltb.club). Deze machtiging wordt direct in het systeem verwerkt.
Een voorbeeldtekst voor naar je leden, om de machtiging te verkrijgen staat hier klaar.
4. Algemene instellingen
Voor het incasseren van de facturen dienen er via Financiën > Instellingen, een aantal gegevens ingevuld te worden. De gegevens komen overeen met de gegevens die in het incassocontract met de bank zijn ingesteld en zijn van belang om automatisch te kunnen incasseren.
IBAN, BIC en Tenaamstelling: Vul deze gegevens van de vereniging in, om hier de geïncasseerde en overgemaakte bedragen op te kunnen verwachten.
Incassant id: Dit id krijg je van de bank bij het afsluiten van een contract.
Maximaal bedrag per batch: Geef aan wat het maximale bedrag is dat er per batch geïncasseerd mag worden door de bank. Dit kun je uitrekenen door het aantal leden x het bedrag per lidmaatschap te doen. Reken hier bijvoorbeeld 10% bij, om zeker te weten dat dit een realistisch bedrag is.
Maximaal aantal transacties per batch: Geeft aan hoeveel transacties (facturen) er maximaal in een batch mogen zitten. Dit kun je uitrekenen door 10% op te tellen bij het huidige aantal leden.
Factuur contact e-mailadres: Vul het e-mailadres in waaruit je de e-mail met de factuur naar de leden wilt versturen. Bij een antwoord op de mail komt de reactie ook op dit e-mailadres binnen.
Koptekst incassomachtigingen clubsite: Vul de tekst hier in, ter informatie op de website waar leden hun machtiging dienen af te geven.
Kop- en voettekst per incasso: Vul de tekst in die meegestuurd wordt op de factuur voor automatische incasso.
Kop- en voettekst per factuur: Vul de tekst in die meegestuurd wordt op de factuur.
5: Facturatie afspraak inplannen met KNLTB.Club:
Wij helpen jullie graag telefonisch met de eerste facturatie ronde, je kunt hier een afspraak voor inplannen via: