1. Facturen aanmaken
1.1 Lidmaatschap toewijzen
Voordat je een factuur kunt aanmaken, is het noodzakelijk dat je eerst de lidmaatschappen aan de leden koppelt. Dit kun je in een bulk doen via Personen → Leden → Lidmaatschap/product toekennen.
Een andere mogelijkheid is individueel via de lidkaart, zie afbeelding:
Voor meer informatie over lidmaatschappen toewijzen, klik hier.
1.2. Facturen aanmaken
Selecteer de leden waar je een factuur naar wilt sturen en maak de factuur aan. De factuurregels staan hier al klaar op basis van het lidmaatschap die aan de leden zijn gekoppeld. Het bedrag wat bij het lidmaatschap hoort, is het bedrag dat je gaat incasseren. Dit kun je hier nog aanpassen, verwijderen of een extra factuurregel aan toevoegen. Door het aanmaken van de factuur laat je de leden weten welk bedrag er van hun rekening wordt geïncasseerd en wanneer dit gebeurt (incassodatum).
2. Facturen versturen (PDF)
Selecteer de facturen die je naar de leden wilt versturen door de checkbox aan te vinken en klik op ‘Facturen verzenden’.
Voor meer informatie over de e-mails die worden gestuurd naar de leden, klik hier.
3. Incasso-bestand aanbieden bij de bank (PAIN)
Download het PAIN incassobestand uit KNLTB.Club en upload deze bij de bank. De bank gaat op de incassodatum automatisch incasseren bij de leden, vervolgens ontvang je het geld in één bedrag op je rekening.
Zodra er betaald is kan het MT940 bestand gedownload worden binnen de eigen bankomgeving. Hieronder een voorbeeld van hoe dit bij de Rabobank werkt:
3.1 Betalingen verwerken (MT940)
De bankafschriften dien je vanuit de bank te downloaden (MT940 bestand) en in te lezen in KNLTB.Club (afletteren). Een MT940 bestand, is een bestandsformaat om financiële banktransacties te exporteren.
In KNLTB.Club kun je dit bestand inlezen via Financiën > Bankbestanden > Bankafschriften.
Na het inlezen van het MT940 bestand heb je in KNLTB.Club een actueel overzicht van de betalingen onder Financiën > Facturen.
3.2 Handmatig afletteren
Het merendeel van de betalingen zullen herkend worden door het systeem en automatisch verwerkt worden, echter kan het zo zijn dat een deel achterblijft bij de te verwerken inkomende bankafschriften. Deze zullen handmatig afgeletterd moeten worden:
Vervolgens komt er een nieuwe pagina tevoorschijn met een overzicht van de betaling, het te verwerken bedrag en onderaan een optie om het bijbehorende lid te zoeken.
In het betalingskenmerk is meestal eenvoudig te herkennen van wie het precies is. Het juiste bedrag wordt ingevuld en vervolgens kan de betaling worden verwerkt. In bovenstaand voorbeeld zal de factuur met bijbehorend nummer 3 op betaald gezet worden. Overigens staat er in bovenstaand voorbeeld dat deze persoon nog een openstaand bedrag heeft staan van €200, wat betekent dat er nog andere facturen open staan.