Handleiding KNLTB Meet & Play

Hét boekingsplatform voor baanverhuur en activiteitenpromotie


Wat leuk dat jouw vereniging/centrum zich heeft aangemeld voor KNLTB Meet & Play om van tennis en/of padel een succes te maken. Met Meet & Play maak je de sport niet alleen toegankelijker, maar zorg je er ook nog eens voor dat nieuwe potentiële leden ervaren hoe leuk het is om te spelen op jouw vereniging of bij jouw centrum. 


Dit is de handleiding voor de implementatie Meet & Play, maar voordat we je stap voor stap meenemen in het proces zijn er een aantal punten waarover je een beslissing moet maken voordat je begint:   

  • Bepaal welke kennismakingsactiviteiten je wilt aanbieden
  • De KNLTB heeft een aantal bewezen succesvolle activiteiten voor je uitgewerkt. Meer informatie hierover vind je op centrecourt.nl onder werven van nieuwe leden
  • Bepaal op welke dagen en in welke tijdsblokken jouw vereniging of centrum de activiteiten beschikbaar wilt stellen. Wij adviseren op basis van eerdere ervaringen om te beginnen met een wervingsactiviteit zoals de open dag of een startersclinic.
  • Bepaal of je banen beschikbaar wilt stellen en/of activiteiten wil aanbieden.
  • Bepaal op welke dagen en in welke tijdsblokken jouw vereniging of centrum de activiteiten beschikbaar wilt stellen. 
  • Bepaal op welke dagen en in welke tijdsblokken jouw vereniging of centrum de banen beschikbaar wilt stellen. Wij adviseren op basis van eerdere ervaringen om de banen zoveel als mogelijk open te stellen. 
  • Bepaal vervolgens voor welk tarief je banen wilt aanbieden. Je kunt bijvoorbeeld een verschil in de dal- en piekuren aanbrengen. 
  • Voor het gebruik van Meet en Play dient de club een Mollie account aan te maken.  Dat vereenvoudigt het terugbetalen van het huurbedrag bij een annulering aanzienlijk en de Mollie transactiekosten zijn voordeliger als dit via KNLTB.Club verloopt. Je kunt een account aanmaken via deze link.
    Dit is een paar minuten werk en kun je het beste in overleg met de penningmeester van de club doen (i.v.m. de bankrekening). Na het aanmaken van een Mollie-account kun je de API-key van Mollie koppelen via KNLTB.Club -> Instellingen -> Mollie.

    Al een bestaande Mollie account die je wil gebruiken voor Meet & Play?  Neem dan contact op met KNLTB.Club support om deze te koppelen aan LISA zodat je vereniging ook gereduceerde transactiekosten kan krijgen. 

 

 

Storingen 

Zijn er storingen die direct verholpen moeten worden? Neem dan rechtsreeks contact op met KNLTB.Club via support@knltb.club. Lukt dit niet, neem dan contact op met je KNLTB Accountmanager. 

  


Stappenplan Banen verhuren 

 

1.  Activeer Meet & Play configuratie
Ga in het menu in KNLTB.Club naar Afhangbord - Dashboard. Hier zie je een blauwe knop: Instellen Meet & Play.

 

Via deze knop worden enkele standaard Meet & Play instellingen aangemaakt om je snel op weg te helpen. Deze standaard configuratie kan worden aangepast om de juiste prijzen, openingstijden voor de banen in te stellen voor de banen. De openingstijden staan standaard uit en moeten worden ingesteld om de banen beschikbaar te maken op de Meet & Play website en app.



2. Tariefgroep  Meet & Play

In het nieuwe menuonderdeel Meet & Play vind je de standaard Tariefgroep KNLTB M&P.
De prijs van een baan staat standaard op 25 euro per uur voor alle banen. Deze prijs kan worden aangepast via de optie Bewerken.

Let op: Deze tariefgroep geldt dan voor alle banen op alle tijden. Later kan er onderscheid gemaakt worden, bijvoorbeeld tussen dal- en piekuren of tennisbanen en padelbanen.






 3. Gegevens controleren 

Controleer onder het tabblad ‘locaties’ de gegevens, het e-mailadres en het telefoonnummer die worden gebruikt voor Meet & Play (stap A, zie onderstaande afbeeldingen).  


 

   
 

4. Baantype en Groep 

Controleer voor alle te reserveren banen voor Meet & Play of ze het juiste baantype en Sport (Padel of Tennis) hebben.  Dit bepaalt onder welke selectie de banen verschijnen bij de filters Padel of Tennis in de Meet & Play website en app. Om de sport Padel te kunnen kiezen dien je bij de bond het padellidmaatschap aan te vragen. Mocht je deze sport dus niet zien, neem dan contact op met de ledenservice.
Zorg ervoor dat bij het veld groep wordt verwezen naar de ingestelde locatie in stap 3. Indien dit niet goed staat ingesteld word je vereniging niet goed getoond in Meet&Play. Let dus altijd goed op dat de banen onder de juiste locatie staan.



 

5. Openingstijden en bloktijden
Controleer voor alle te reserveren banen of de openingstijden goed staan ingesteld. Je kunt per baan één of meerdere tijdsvakken openstellen. Per tijdsvak kan je aangeven of je vaste bloktijden wilt hanteren door naast de tijd de lengte van het tijdsblok in minuten op te geven. Als er een bloktijd is opgegeven, dan zal Meet & Play alleen blokken van die tijdsduur geven, ook als de boeker bij het boeken vraagt om een blok van een andere lengte. 

 

Bijvoorbeeld een ingestelde bloktijd van 90 minuten tussen 08:30 en 16:00 geeft altijd starttijden van 08:30, 10:00, 11:30, 13:00, 14:30 voor een duur van 90 minuten, al vraagt een boeker 45, 60 of 120 minuten. Laat je de bloktijd leeg, dan krijgt de boeker de gevraagde tijdsduur op het eerste moment dat die beschikbaar is in het gekozen dagdeel. 


Het instellen van de openingstijden en bloktijden van de banen gebeurt bij de module Vereniging > Locaties > Per baan kan je de openingstijden en eventuele bloktijden ingeven. 


Het voorbeeld van hieronder laat zien dat er op weekdagen tussen 17:00 en 23:00 een bloktijd geldt van 60 minuten. In dit tijdsframe kan er alleen in blokken van 60 minuten worden gereserveerd, Ieder uur van het hele uur startend. Op weekenddagen tussen 09:00 en 12:00 gelden ook deze regels. Op tijden/dagen die buiten de openingstijden van de bloktijd vallen wordt er gekeken naar boekingsinstellingen. 

 



 

 

  

6. Samenwerking tussen aanbieders met KNLTB Meet & Play

Via de Meet & Play instellingen is het ook mogelijk om een samenwerking aan te gaan met andere aanbieders, waardoor je gebruik kunt maken van elkaars banen. Dat kan eventueel tegen een vergoeding die je met een separate tariefgroep kunt instellen. Accepteer de uitnodiging van de verzoekende aanbieder als je afgesproken hebt dat hun leden/sporters via hun ClubApp of website een baan op jouw park of bij jouw centrum kunnen boeken. 

 
Bij het accepteren van de uitnodiging kun je aangeven of je wilt dat de boeker vanuit een andere aanbieder willekeurige tijdsblokken kan boeken of dat de boeker zich qua boekingsduur moet conformeren aan de boekingsinstellingen (tijd voor 2, 3 of 4 spelers) zoals geconfigureerd voor de tariefgroep die is gekoppeld aan de aanbieder. Behalve als je werkt met vaste bloktijden, zoals eerder besproken.

  

 

 

7. Voeg relevante info toe over het park, vereniging of centrum  

 Voeg aan de vier vakjes onderaan het scherm relevante, interessante informatie toe voor (potentiële) boekers. Deze informatie is terug te zien op jouw pagina. Om inspiratie op te doen, kun je op MeetandPlay.nl kijken wat andere aanbieders hebben ingevuld. 

 

  



8. Het algeheel kunnen uitsluiten van banen voor verhuur 

 Het geheel uitsluiten van banen voor padel of tennis doe je in het menu Afhangbord/Boekingsinstellingen via de toegestane labels per baan. 

 

Daar staat nu ‘Iedereen toegestaan’. Om een baan in zijn geheel uit te sluiten van verhuur ga je als volgt te werk: 

  • Voeg onder Meet & Play instellingen een tariefgroep ‘Niet verhuren’ toe. Ga vervolgens naar de ‘Toegestane labels per baan’ via menu Afhangbord/Boekingsinstellingen. Kies de baan die je wilt uitsluiten en koppel die baan in het veld tariefgroep voor Meet & Play aan ‘Niet verhuren’. 

 

 

 9. Het specifiek uitsluiten van banen voor verhuur  
Het is via de boekingsregels ook mogelijk om specifieke banen op specifieke dagen en tijden voor verhuur uit te sluiten. Dat doe je door een boekingsregel ‘niet beschikbaar om te boeken’ voor de tariefgroep Meet & Play in te stellen voor de banen, dagen en tijdvakken die je wenst uit te sluiten.  

  

 

10. Standaard Boekingsinstellingen  

Ga naar standaard  Boekingsinstellingen en controleer of deze voor de tariefgroep ‘KNLTB Meet & Play’. 

  

Doorloop daarvoor de volgende stappen: 

  • Neem de instellingen tot aan ‘Aantal dagen dat vooraf gereserveerd kan worden’ over zoals deze zichtbaar zijn in onderstaande afbeelding. Het instellen van andere waarden heeft geen effect. 
  • Let op bij ‘Aantal dagen dat vooraf gereserveerd kan worden’: wanneer je deze hoger zet dan de standaardinstellingen, kunnen boekers verder vooruit boeken dan leden. Zet je deze lager, dan kunnen leden verder vooruit boeken dan boekers. 
  • Met de openingstijden kun je voorkomen dat er tijdens piektijden padelbanen worden verhuurd. Deze instellingen gelden tijdens de pilotfase voor alle banen. Later wordt dit per baan instelbaar. 
  • Je kunt ook voor bepaalde tijdsblokken eventueel afwijkende tarieven instellen door ‘Aangepaste tarieven’ toe te voegen. 

  

  

     

 

  

Op dit moment kunnen banen nog niet door de boeker zelf via Meet & Play geannuleerd worden. Daarvoor is contact met de aanbieder nodig. Vermeld daartoe duidelijk de contactgegevens in de e-mail templates (zie verderop in de handleiding). 

 

Annuleringen en terugbetalingen doe je in deze fase in onderling overleg met de boeker. Contactgegevens van de huurder vind je in de boeking. 


  

Het wijzigen en annuleren van boekingen verloopt in direct contact met jou als aanbieder. Zorg daarom dat de contactgegevens van jouw vereniging of centrum duidelijk vermeld zijn en dat er in de e-mail templates duidelijk vermeld wordt hoe en onder welke voorwaarden een huurder kan wijzigen en/of annuleren.

  

[Informatie over huurvoorwaarden toevoegen]


11. Afwijkende tarieven per baan instellen  

Je kunt afwijkende tarieven per baan instellen door een boekingsregel aan te maken van het type ‘Aangepast tarief’. De boekingsregel is alleen van toepassing op de tariefgroep(en) voor Meet & Play. Het instellen doe je in het hoofdscherm van de boekingsinstellingen onderaan. Hier kun je per baan en tijdvak aangeven welk tarief je hiervoor wil hanteren. Handig als je een bepaalde baan in een bepaalde tijdsblok duurder of goedkoper wilt maken. In het voorbeeld hieronder is ingesteld dat de tennisbanen 1 t/m 11 voor tarief ‘KNLTB Meet & Play’ €13 per uur bedraagt tussen 09:00 uur en 18:00 uur. 

  

  

12. Communicatie instellen  

 Kies het template waarmee je jouw communicatie over Meet & Play vorm wilt geven. 

 

We hebben voor jou een aantal standaardteksten klaargezet in de templates. Loop ze wel zelf nog even na en pas aan waar nodig. De tussen <> weergegeven teksten moet je zelf invullen. Als het voor jou niet van toepassing is kun je het ook helemaal weglaten. Vergeet dan ook niet om de <> weg te halen.  

 


   

 

 

 

 

 

13. Vindbaarheid vereniging of centrum op website  

Je bent bijna klaar! Kijk op meetandplay.nl of je jouw vereniging of centrum kunt vinden met de volgende link en check of de tijden en tarieven kloppen met wat je hebt opgegeven: https://meetandplay.nl/club/XXXXX, waarbij XXXXX het nummer van jouw club of centrum is. Dit nummer vind je in KNLTB.Club altijd linksonder in je scherm. 

 

14. Directe link op de homepage van jouw clubwebsite via een widgets toevoegen  

Beschikt jouw club of centrum over een eigen website, dan kun je via jouw eigen website een link toevoegen die doorverwijst naar de specifieke pagina van jouw aanbod op de Meet & Play website.  


 
 


 




 

Stel een widget in op je website (eventueel in overleg met de beheerder van jullie website) – dit werkt alleen op KNLTB.Club websites. Heb je namelijk een website via KNLTB.Club, dan kun je een widget instellen die een knop of banner op de homepagina van je website aanmaakt zodat het bezoekers meteen opvalt dat jouw vereniging of centrum banen verhuurt. 

 

Onderstaande HTML-code kun je hiervandaan kopiëren en toevoegen aan de website. Dit eventueel in overleg met de websitebeheerder.  

Widget Padel & Tennis

<!-- Start widget for Padel and Tennis --> 

<div class="bookwidget"> 

<div class="card bg-dark text-white border-0"><img class="rounded" src="../../../Content/Images/widget-tennispadel-bg.jpg" /> 

<div class="card-img-overlay d-flex align-items-center justify-content-center"> 

<h5 class="card-title mb-0">Huur een baan!</h5> 

</div> 

</div> 

<div class="bg-white rounded border p-2" style="margin-top: -5px; z-index: 1; position: relative;"> 

<div class="container"> 

<div class="row"> 

<div class="col-12 col-sm-6 pr-1 pl-0 mb-1"><a class="btn btn-primary btn-block d- block" href="https://Meet & Play.nl/club/XXXXX" target="_blank" rel="noopener">Meet & Play</a></div> 

<div class="col-12 col-sm-6 pl-1 pr-0 mb-1"><a class="btn btn-primary btn-block d- block" href="https://tennisboeker.nl/club/XXXXX" target="_blank" rel="noopener">Meet&Play</a></div> 

</div> 

</div> 

</div> 

</div> 

<!-- End widget for Padel and Tennis --> 

  

15. Referral code  

Je kunt in de link naar meetandplay.nl een “Referral code” instellen, zodat je weet wat de herkomst van de boeking is. Dat is handig als je bijvoorbeeld met een naburige voetbal-, tennis-, hockey- of fitnessaanbieder uit de buurt hebt afgesproken dat zij op hun website een link opnemen naar de meetandplay.nl pagina van jouw club. De link wordt dan bijvoorbeeld https://meetandplay.nl/club/XXXXX&referrer=”123456”. De code “123456” wordt dan opgeslagen in de gemaakte boekingen, zodat je daar later bijvoorbeeld een afgesproken vergoeding voor kunt uitkeren aan de verwijzer; degene die voor jou een link op zijn of haar homepage heeft gezet.

 

16. Vindbaarheid  

Het kan een paar uur duren voordat jouw vereniging of centrum via meetandplay.nl vindbaar is op de kaart.  

 

 

17. Annuleren en terugstorten huurbedrag 

Bij het annuleren van een boeking in de KNLTB.Club beheeromgeving voor het Afhangbord wordt gevraagd of je het huurbedrag (door Mollie) wilt laten terugstorten. Clubs die nu met ClubCollect werken voor hun iDeal betalingen kunnen deze mogelijkheid ook gaan benutten door een Mollie-account aan te vragen en deze in te stellen als het betaalplatform voor Meet & Play. Support van KNLTB.Club kan je hierbij assisteren. Clubs die ClubCollect gebruiken krijgen een pop up met de melding dat het terugboeken van het huurbedrag handmatig door de club zelf moet worden geïnitieerd. 


Nieuw! Verhuren van rackets en ballen  

Het verhuren van extra opties, zoals ballen of rackets is nu ook mogelijk via Meet & Play. Ga hiervoor naar de module Meet & Play en Activeer huuropties. Daarna opent een venster om producten voor verhuur toe te voegen.  

 














Stappenplan activiteiten




Het is mogelijk om naast het verhuren van padel- en tennisbanen ook activiteiten/evenementen te plaatsen op het Meet & Play platform. Denk hierbij aan een Startersclinic padel, een open dag of een andere kennismakingsactiviteit. Zo makkelijk was nieuwe leden werven nog nooit!

 

Wil je een activiteit toevoegen? Ga dan naar Agenda -> Lijst -> Voeg agenda item toe.

 

Om het voor jou zo makkelijk mogelijk te maken hebben wij al een aantal templates voor je klaargezet waar de titel, beschrijving en categorie van de activiteit ingevuld is. Om dit te gebruiken kies je een template uit de lijst en druk je op ‘Toepassen’.

 

Afbeelding met tekst, schermafbeelding, monitor Automatisch gegenereerde beschrijving

 

Vervolgens kan je alle details van de activiteit verder invullen:

 

Afbeelding

Voor de templates heeft de KNLTB een aantal afbeeldingen voor je klaargezet. Deze vind je in de hier: <url naar beeldbank>.beeldbank Je kan hier een afbeelding downloaden en aan je activiteit toevoegen met de knop ‘Selecteer bestand’.

 

Titel

Als je hebt gekozen voor een template staat hier de titel van de activiteit alvast ingevuld. Je kan deze zelf (alsnog) aanpassen. 

 

Locatie

Kies hier de locatie(s) uit de lijst waar je activiteit plaatsvindt en eventueel de baan of banen.

 

Datum/tijd

Selecteer hier de startdatum, starttijd, einddatum en eindtijd.

 

Herhalen

Als het een activiteit is die bijvoorbeeld 4 zaterdagen achter elkaar plaatsvindt, kan je ‘Herhalen’ aanvinken. Vervolgens kan je aangeven tot en met wanneer de herhaling plaats moet vinden en op welke dag of dagen van de week.

 

 

 

Beschrijving

Als je hebt gekozen voor een template staat hier een voorstel voor de beschrijving ingevuld. Pas deze aan met de gegevens van jouw activiteit. Als je niet hebt gekozen voor een template is dit de plek voor een wervende tekst met meer informatie over de activiteit.

 

Interne opmerking

Hier kan je een tekst schrijven die alleen zichtbaar is in de beheeromgeving.

 

Inschrijven toestaan

Vink dit aan en geef aan hoeveel personen er maximaal kunnen deelnemen aan deze activiteit.   

 

Introducees toestaan

Deze optie adviseren we niet aan te vinken voor Meet & Play. 

 

Betaald evenement

Als je dit evenement alleen voor Meet & Play aanmaakt kan je dit uitgevinkt laten. Als je ook je clubleden in wilt laten schrijven kan je hier aangeven of zij voor het evenement moeten betalen. 

 

Gepubliceerd

Zolang dit niet is aangevinkt, wordt de activiteit alleen in de beheeromgeving zichtbaar. Handig als je het bijvoorbeeld eerst nog met iemand anders wilt bespreken.

 

Deelname mogelijk op uitnodiging

Als je deze activiteit alleen op Meet & Play wilt tonen, dus alleen voor niet-leden, moet je ‘Deelname mogelijk op uitnodiging’ aanvinken. Wordt nog gedubbelcheckt!

 

Agendacategorieën

Als je hebt gekozen voor een template van de KNLTB zijn hier al 1 of meer categorieën gekozen. Door middel van de KNLTB-categorieën komt je activiteit op meetandplay.nl en in de Meet & Play app naar boven in de juiste categorie en zal de KNLTB zorgen voor promotie van je activiteit!

 

Tariefgroepen

Zet ‘Inschrijven toestaan’ aan bij de tariefgroep die je voor Meet & Play hebt gemaakt, vul de prijs per persoon in (mag ook 0,00 blijven voor een gratis activiteit) en geef aan hoeveel mensen er via Meet & Play mogen inschrijven. We adviseren om alle deelnemers via Meet & Play in te laten schrijven zodat je hen ook gemakkelijker een vervolgaanbod kunt doen. Geef dus aan dat ze geen introducees mee mogen nemen. Introducees zijn alleen van belang bij een clubactiviteit voor leden.

 

 

Klik vervolgens op ‘Opslaan’ om je activiteit op te slaan. Binnen 30 minuten zal je activiteit op de website en in de app van Meet & Play zichtbaar worden en kunnen mensen zich inschrijven! 

  

Vragen?

Mocht je naar aanleiding van deze handleiding toch vragen hebben, neem dan contact op met je KNLTB Accountmanager of KNLTB.Club via support@knltb.club voor een 1 op 1 begeleiding.