Wat heb je nodig?

  1. De lees-en wijzig rechten tot de Afhangbordmodule


De boekingsinstellingen zijn te vinden via deze module zoals te zien in de onderstaande foto:


Hier kunnen de instellingen voor zowel het fysieke afhangbord als het online reserveren ingeregeld worden. Online reserveren kan vervolgens weer via of de KNLTB ClubApp, óf de website. De KNLTB ClubApp is een module die los verkrijgbaar is en de website valt onder het professionele pakket (voor prijzen zie: https://www.knltb.club/prijzen/ ).


Online reserveren?

Indien je als vereniging gebruik wilt maken van het online reserveren is het handig om dit op voorhand al in te schakelen zoals via onderstaande screenshots (hiervoor dien je de rechten te hebben tot de module Vereniging):


Let op! De tijden die hier staan ingesteld bij Vereniging> Locaties zijn leidend en kunnen de openingstijden die binnen de boekingsinstellingen staan overschrijven, indien deze afwijkend zijn. ''Afhangen op afstand toestaan'' betekent in dit geval dat het is toegestaan op de ClubApp en eventueel dus ook de website. 


Hieronder worden met verschillende voorbeelden en foto's uitgelegd hoe de boekingsinstellingen ingsteld kunnen worden.

Gebruik de hoogste beperkingen voor het boeken van een baan

Als deze instelling ingeschakeld staat, betekent het dat alle restricties voor elk lid binnen een bepaalde reservering gelden. Wanneer dit uitgeschakeld is, betekent het dat de restricties alleen voor de hoofdboeker geldt. Veel verenigingen vinden het fijn om dit ingeschakeld te hebben zodat alle leden bijvoorbeeld niet 2 keer gelijk achter elkaar kunnen afhangen, in plaats van alleen de hoofdboeker die dit niet mag. Ook zal het maximum aantal reserveringen dat een lid mag doen voor iedereen binnen de reservering gelden.

Gelijktijdige boeking en dienst toestaan

Wanneer dit is ingeschakeld, kunnen leden op hetzelfde tijdstip zowel ingepland staan op een baan als een bardienst.


Toegestane labels per baan
Aan de rechterkant van deze pagina is een overzicht van de banen te vinden, en welke leden op de verschillende banen zijn toegestaan:



Aan de hand van een label of lidmaatschap kan bepaald worden wie wel en niet mag spelen op een baan.
In bovenstaand voorbeeld mogen dus alleen de 'junioren' afhangen, op baan 2 alleen de 'ereleden' en op baan 3 is iedereen toegestaan. Ondanks dat maar één van de drie velden worden ingevuld, is dit veld genoeg om het ''iedereen toegestaan'' te overschrijven.

Let op: Tariefgroepen worden gebruik met de Meet & Play module, welke nu nog in de pilotfase zit. Voor een verdere uitleg hierover klik hier.


Boekingsinstellingen per persoon
Nadat er bepaald is wie er op welke baan is toegestaan, kunnen de boekingsinstellingen per persoon ingericht worden.


Wanneer de boekingsinstellingen voor het eerst bekeken worden, zal er alleen een standaard profiel staan. Deze standaard instellingen gelden voor iedereen, tenzij er een nieuw profiel wordt aangemaakt zoals in onderstaand voorbeeld:


In bovenstaand voorbeeld kun je zien dat alle leden met het lidmaatschap ''Junioren'' nu minder lang mogen spelen, minder speelmomenten hebben en tot minder laat in de avond mogen reserveren. Voor alle andere leden zijn de standaard instellingen nu nog leidend, en deze zullen blijven gelden totdat er een profiel wordt aangemaakt voor leden met een ander lidmaatschap / label.

Alle instellingen binnen deze profielen die gelden per persoon. Zoals in onderstaand voorbeeld mag elk lid dus 3 keer per dag reserveren.



In bovenstaand voorbeeld mogen leden dagelijks in totaal 2 keer op afstand afhangen. Ook staat er ingesteld dat er maximaal 1 actieve boeking tegelijk mag zijn. In de praktijk zal dit lid dus thuis een baan afhangen en ziet het persoonlijke overzicht in de app / op de website geblokkeerd worden. Nadat de eerste reservering is afgelopen, zal deze niet meer als actief gezien worden en mag er nog een keer afgehangen worden (zowel online als via fysiek afhangbord). Voor een eventuele 3e reservering moet dit verplicht op het afhangbord zelf gebeuren omdat het maximum op afstand per dag op 2 staat.


Het volgende geldt per lid op basis van bovenstaande instellingen:

- 10 introducees per jaar meenemen.


- Minimaal 2 leden voor een reservering. In bepaalde gevallen kan dit dus op 4 gezet worden als er alleen maar gedubbeld mag worden.


- Er mag 2 dagen voor aanvang van de reservering geboekt worden.


- Tot 30 minuten van tevoren mag er zonder consequenties geannuleerd worden. Dit betekent dat als het alsnog binnen de 30 minuten voor aanvangstijd gebeurd, dat dit zal worden gezien als 1 gebruikte reservering. In plaats van bijvoorbeeld 3 keer per dag mag dit lid alsnog maar 2 keer spelen nog, ondanks dat diegene geannuleerd heeft.


- Een lid mag tot 0 minuten van tevoren online een reservering doen. Stel iemand ziet vanaf het terras een leegstaande baan, dan kan diegene last minute deze baan nog reserveren via de telefoon. Indien dit niet wenselijk is als vereniging dan is het aan te raden om hoger te zetten.

- Dit lid moet een uur wachten totdat die een volgende reservering kan doen. Met deze instelling kan iemand dus nooit 2 tijdsblokken achter elkaar een baan bezet houden. Als het om een vereniging met minder mensen gaat waar vaak banen leegstaan, kan dit natuurlijk uiteraard ook op 0 gezet worden.

- Het tijdsblok staat op 60. Dit betekent dat er alleen op het hele uur afgehangen kan worden (10:00, 11:00, 12:00 enz.). Het is aan te raden het tijdsblok op 60 te zetten als de speelduur zelf ook op 60 minuten staat, dit zal gaten in de planning voorkomen.

Onderstaand een voorbeeld van het banenoverzicht binnen de ClubApp waarin het tijdsblok op de speelduur is aangepast:


En een voorbeeld van een overzicht waar het tijdsblok niet is aangepast op de speelduur:


De grijze blokkeerborden betekenen dat er niet mag worden afgehangen. Dit kan worden veroorzaakt door een blokkade maar zoals in bovenstaand overzicht dus ook als er niet genoeg tijd meer is voor een reservering.

- ''Aantal minuten dat er vooraf bevestigd moet worden op de kiosk'' kan eventueel ingeschakeld worden wanneer je als vereniging wilt dat de leden bevestigen dat ze ook daadwerkelijk komen opdagen. (Kiosk = afhangbord)


Verder onder de pagina staan de 'Boekingsregels', hier lees je een uitgebreide uitleg daarover. 


Daarnaast is er recent een nieuwe instelling gekomen, genaamd Bloktijden. Hier lees je daar meer over.