In dit helpartikel wordt toegelicht hoe de functionaliteiten op de 'Aanmaken' pagina werken binnen KNLTB Contributie en hoe je factuurregels kunt aanmaken. Klik op de foto's om ze groter te maken.
Op de ''Aanmaken'' pagina worden de factuurregels automatisch klaar gezet door het systeem als er een lidmaatschap met een actief tarief aan een lid wordt toegevoegd. Producten die worden gekoppeld aan een lid zullen ook automatisch hier komen te staan. Daarnaast is het ook mogelijk om in dit scherm handmatig een factuurregel aan te maken, zie onderstaand:
Toevoegen van een handmatige regel en kortingen/correcties
In dit scherm kan de desbetreffende persoon geselecteerd worden en een omschrijving worden toegevoegd die ook op de uiteindelijke factuur getoond zal worden. De datum die je hier invoert is niet de uiteindelijke incassodatum o.i.d. maar het moment dat de factuur gegenereerd kan worden, een datum in de toekomst toevoegen in dit scherm betekent dan ook dat het bij de ''toekomstige factuurregels'' komt te staan. Hier kan overigens ook een min bedrag worden ingevuld zodat het ook voor kortingen of correcties gebruikt kan worden. Onderstaand een voorbeeld hiervan:
Door + te selecteren voor een lid zullen de factuurregels uitgeklapt worden. Hier zijn de details zichtbaar en kan de regel eventueel verwijderd (prullenbakje) of aangepast (potloodje) worden.
Filteren en betekenis knoppen
Verder kan er op deze pagina gefilterd worden op alleen incasso- of factuurleden / proefleden / lidmaatschappen / producten.
De ''toon factuurregels in toekomst'' knop laat de regels zien die in de toekomst nog gefactureerd moeten worden, deze kunnen niet gegenereerd worden zolang de datum in de toekomst staat.
Controleren en aanmaken
Let op dat alle wijzigingen en controles op deze pagina uitgevoerd moeten worden. Zodra de facturen gegenereerd zijn moet de factuur eerst gecrediteerd worden als er nog iets gewijzigd moet worden (selecteer dan de knop 'zet factuurdata klaar om opnieuw gefactureerd te worden').
Indien alles gecontroleerd is kunnen de facturen rechts in het scherm door middel van de selectievakjes geselecteerd worden en aangemaakt worden door op de ''genereer facturen'' knop te klikken.
Vervolgens kan de daadwerkelijke incassodatum geselecteerd worden (zie nummer 1 op foto). Hou rekening met minimaal 3-4 werkdagen verwerkingstijd aangezien het via KNLTB.Club > KNLTB Contributie > Mollie > Bank loopt.
LET OP: Mollie kan op het moment nog geen 100% garantie geven voor de ingevulde incassodatum, in enkele gevallen kan dit een dag afwijken.
Ook kunnen de automatische herinneringen hier worden ingeschakeld (zie nummer 2&3 op foto). We raden aan om dit altijd in te schakelen, aangezien het weer handmatig werk scheelt. Klik hier voor het hulpartikel van de automatische herinneringen.
Tot slot kun je hier ook de knop 'stuur naar LCON' beheren. Deze knop dient vooral voor het geval er een keer een interne wijziging aan een lid hun factuurgeschiedenis gemaakt moet worden, zonder dat deze factuur daadwerkelijk wordt verstuurd. Deze moet dus in de meeste gevallen aanblijven!
Zodra op deze pagina de facturen gegenereerd zijn, wordt het aan de achterkant al doorgestuurd naar KNLTB Contributie. Dit ''tussenprogramma'' zal het vervolgens twee werkdagen van tevoren doorsturen naar Mollie. Vanaf dit moment zal het voor de vereniging ook inzichtelijk zijn in het eigen Mollie dashboard. In tegenstelling tot Contributie Light en ClubCollect is het dus al definitief verstuurd vanaf deze pagina. Er kan uiteraard nog gecrediteerd worden totdat het daadwerkelijk in behandeling is bij Mollie.
Na het genereren hoeven dus alleen de mails nog verstuurd te worden, klik hier voor desbetreffend hulpartikel.