Het beheren van de VOG's kunt je doen via Personen > VOG. Hier krijg je dan het volgende scherm te zien:
In het VOG-overzicht kun je in één oogopslag zien of een lid een geldige VOG heeft, of dat deze bijna verloopt/is verlopen. De status rechts vertelt je de huidige toestand van de VOG zodat je direct weet of je het lid daaraan moet herinneren.
In het vak rechts zie je de leden die een rol of functie op hun naam hebben die bedoeld is voor vrijwilligers, maar van wie nog geen VOG in het systeem staat. Het toevoegen van een VOG van dit scherm werkt hetzelfde als het toevoegen van een VOG via de knop 'voeg toe' rechtsboven. Hieronder staat uitgelegd hoe dat in zijn werking gaat.
Het toevoegen van een VOG doe je door rechtsboven op de blauwe knop 'voeg toe' te klikken. Je komt dan in dit scherm:
Zoek hier het lid op waar het om gaat, stel de verloopdatum in en eventueel ook een herinneringsdatum. Indien je geen herinneringsdatum invult zal het systeem deze automatisch op 1 maand na verlopen instellen. Dit kan je later niet meer wijzigen.
Als je van leden vanuit het blok 'Personen met een functie of rol zonder VOG' een VOG wil registreren, kun je direct achter hun naam op het plusteken klikken. Je komt dan vervolgens ook in bovenstaand scherm terecht. Je kunt hier ook een bestand toevoegen, bijvoorbeeld een scan van de VOG. Dit is geen verplicht veld.
Je kan de leden eenvoudig mailen door op 'stuur een e-mail' te klikken en daarna een keuze te maken. Zo kun je bepalen wie je precies wil mailen om hen te herinneren aan de VOG die nog niet in het systeem staat.
Daarnaast kun je alle gegevens ook eenvoudig exporteren naar Excel. Hiervoor zijn wel rechten voor de Export-module nodig.