Hoe voeg ik een VOG toe aan een lid?

In KNLTB.Club bestaat een plek waar de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) van een lid centraal opgeslagen kan worden.

Wat heb je nodig?

1. Club Basis, Club Standaard of Club Professioneel
2. Lees- en wijzigrechten voor de module Personen

VOG toevoegen

Een VOG kan toegevoegd worden via 'Personen' > 'VOG'. Dit ziet er als volgt uit:

In dit VOG-overzicht kun je in één oogopslag zien of een lid een geldige VOG heeft, of dat deze bijna verloopt of al is verlopen. De status rechts in beeld vertelt je de huidige toestand van de VOG zodat je direct weet of je het lid daaraan moet herinneren.

In het vak rechts in beeld zie je de leden die een rol of functie op hun naam hebben die bedoeld is voor vrijwilligers (lees dit hulpartikel), maar van wie nog geen VOG in het systeem staat. Het toevoegen van een VOG van dit scherm werkt hetzelfde als het toevoegen van een VOG via de knop 'voeg toe' rechtsboven. Hieronder staat uitgelegd hoe dat in zijn werking gaat.

Het toevoegen van een VOG doe je door rechtsboven op de blauwe knop 'voeg toe' te klikken. Je komt dan in dit scherm:

Zoek hier het lid op waar het om gaat, stel de verloopdatum in en eventueel ook een herinneringsdatum. Indien je geen herinneringsdatum invult zal het systeem deze automatisch op 1 maand na verlopen instellen. Dit kan je later niet meer wijzigen. Je kunt ook een opmerking toevoegen. Tevens kun je een kopie van de VOG uploaden, als dat gewenst is. Dit is geen verplicht veld.

Als je van leden vanuit het blok 'Personen met een functie of rol zonder VOG' een VOG wil registreren, kun je direct achter hun naam op het plusteken klikken. Je komt dan vervolgens ook in bovenstaand scherm terecht.

Je kan de leden eenvoudig mailen door op 'stuur een e-mail' te klikken en daarna een keuze te maken. Zo kun je bepalen wie je precies wil mailen om hen te herinneren aan de VOG die nog niet in het systeem staat.

Daarnaast kun je alle gegevens ook eenvoudig exporteren naar Excel. Hiervoor zijn wel rechten voor de Export-module nodig. Je ziet deze knop alleen als je deze rechten hebt.