Hoe voer ik de seizoensovergang uit?

De seizoensovergang zorgt ervoor dat alle leden het juiste lidmaatschap krijgen in het nieuwe seizoen en dat er een factuurregel klaar komt te staan om de facturen voor de contributie te versturen. Je hoeft hiervoor geen nieuwe lidmaatschappen aan te maken, maar je kunt de huidige lidmaatschap een nieuw tarief en seizoen toekennen.

Wat heb je nodig?

1. Club Basis, Club Standaard of Club Professioneel
2. Lees- en wijzigrechten tot de module Instellingen
3. Lees- en wijzigrechten tot de module Personen
4. Lees- en wijzigrechten tot de module Financiën
5. Beheerdersrechten (voor het toevoegen van het nieuwe seizoen)

Stap 1) controleer of iedereen het juiste lidmaatschap heeft

Allereerst moeten alle leden het juiste lidmaatschap hebben. Dit doe je door naar 'Personen' > 'Leden' te gaan en te filteren op leeftijd. Indien het junior-lidmaatschap bijvoorbeeld als leeftijdsgrens 18 jaar heeft, zou je kunnen filteren op 'leeftijd 18 t/m 18'. Nu krijg je een lijst met iedereen die 18 jaar is op de peildatum. Je ziet hier ook in één oogopslag of er leden zijn met het junior-lidmaatschap die overgezet dienen te worden naar een senior-lidmaatschap.

Door deze leden te selecteren en daarna de optie 'Lidmaatschap/product toekennen' te klikken, kun je hen in één keer het juiste lidmaatschap geven. Door ‘Lidmaatschap/product verwijderen' te gebruiken, kun je in één keer het junior-lidmaatschap bij hen verwijderen. Hier lees je meer over hoe je in bulk een lidmaatschap kan toewijzen.

Let op: wijs altijd eerst een nieuw lidmaatschap toe zodat het lid tijdelijk twee lidmaatschappen heeft, voordat je de oude verwijderd. Dit voorkomt dat je deze leden afmeldt.

Stap 2) opzeggingen registreren

Het is belangrijk dat de einddatum van alle opzeggingen vóór de start van het nieuwe seizoen vallen. Indien een lid als einddatum 1-1 heeft en het seizoen start ook op 1-1, zal het lid hiervoor nog een factuur ontvangen. Zet de einddatum dus een dag eerder, op 31-12 bijvoorbeeld.

Stap 3) nieuwe seizoen toevoegen

Dit doe je via 'Instellingen' > 'Seizoenen'. Hier kan de beheerder een nieuw seizoen toevoegen. Klik rechtsboven op 'voeg toe' en vul de velden in. Doorgaans loopt het seizoen van 1 januari t/m 31 december. Zorg altijd dat seizoen op elkaar aansluiten.

Stap 4) tarieven koppelen aan de huidige lidmaatschappen

Ga hiervoor naar 'Instellingen' > 'Lidmaatschappen' '. Klik op de naam van een lidmaatschap en klik in het venster 'Tarieven' op 'Voeg toe'. Selecteer hier het nieuwe seizoen en vul het juiste tarief in. De startdatum kun je leeg laten en klik op 'opslaan'. Het toevoegen van een tarief doe je bij ieder lidmaatschap welke je wilt meenemen naar het nieuwe jaar. Zie je je lidmaatschap hier niet staan? Kies voor 'Toon inactieve lidmaatschappen'. 

Stap 5) laatste controle huidige overzicht

Na het aanpassen en controleren van stap 1 t/m 4 houd je een overzicht over met lidmaatschappen bij 'Instellingen' > 'Lidmaatschappen'. Doe hier nog een laatste controle of alles zo naar wens staat.

Stap 6) factuurregels

Ga naar 'Financiën' > 'Aanmaken' (wanneer jullie gebruik maken van KNLTB Contributie of Contributie Light' of ga naar 'Financiën' > 'Te verwerken regels' (wanneer jullie gebruik maken van ClubCollect. Je ziet hier nu als het goed is alle regels staan voor het nieuwe seizoen, namelijk de tarieven die je zojuist aan de lidmaatschappen hebt toegevoegd. Moeten sommige tarieven toch nog gewijzigd worden? Dat kan. Ga daarvoor weer naar 'Instellingen' > 'Lidmaatschappen' en klik op het desbetreffende lidmaatschap. In het venster 'Tarieven' kan je op het tarief klikken en deze bewerken. Daarna krijg je onderstaande melding te zien. Klik in deze melding op 'bereken factuurregels opnieuw', om de nieuwe tarieven weer te geven.

Wanneer je al deze stappen hebt doorlopen, heb je de seizoenovergang correct uitgevoerd!