Wat heb je nodig?

1. Club Standaard of Club Professioneel
2. De financiën module Contributie Light
3. Lees-en wijzigrechten tot de module Personen
4. Lees-en wijzigrechten tot de module Financiën
5. Lees-en wijzigrechten tot de module Communicatie 

Lees hier de stappen die je moet doen voordat je met deze module kan factureren. 

1. Facturen aanmaken

1.1 Lidmaatschap toewijzen of handmatige factuurregel toevoegen
Leden worden op drie manieren gefactureerd: 

1. Bij het toewijzen van een nieuw lidmaatschap. Lees hier meer over. 
2. Bij de seizoenovergang. Lees hier meer over.
3. Bij het aanmaken van een handmatige factuurregel via Financiën > Aanmaken door rechtsboven op 'factuurregel toevoegen' te klikken. 

1.2. Facturen aanmaken
Ga naar 'Financiën' > 'Aanmaken'. Het factuur bedrag staat hier al klaar op basis van het lidmaatschap, producten of handmatige factuurregels die aan de leden zijn gekoppeld. 

Dit kun je hier nog aanpassen of verwijderen door op het plusje naast de naam te klikken. Hiermee worden alle factuurregels van het lid inzichtelijk en kun het 'bewerken' icoontje (de pen) gebruiken om nog aanpassingen te doen of het vuilnisbak icoontje gebruiken om deze te verwijderen.

Zie je hier bepaalde meldingen zoals 'bevat regels voor verlopen lidmaatschap'? Klik hier om te lezen waar dat kan liggen. 

Let op: er staat hier ook een optie 'markeren als verzonden'. Gebruik deze knop als je de mail zelf niet wil verzenden én als je deze factuur niet wil aanbieden bij de bank.
Een voorbeeld van zo'n situatie kan zijn dat je een lid hebt dat geen e-mailadres heeft, de factuur per post wil ontvangen en het bedrag handmatig wil overmaken. Download dan de PDF en markeer de mail als verzonden. 

Selecteer de leden waar je een factuur naar wilt sturen en klik op 'geneer facturen'.

2. Facturen versturen (PDF)

Vervolgens kom je in het scherm 'Verzenden'. Selecteer de facturen die je naar de leden wilt versturen door de checkbox aan te vinken en klik op ‘Factuurverzending voorbereiden’. 

Wil je de opmaak aanpassen van deze mails? Ga dan naar 'Communicatie' > 'Templates'. Het gaat om de templates 'per factuur' en 'per incasso'.
Met deze mails komen ook de factuur meer als PDF. Wil je deze bewerken? Ga dan naar 'Financiën' > 'Instellingen' en pas in de rechter kolom de kop tekst en de voet tekst aan. 

3. Incasso-bestand aanbieden bij de bank (PAIN)

Vervolgens kom je in het scherm 'bankbestanden'.
Download het PAIN incassobestand uit KNLTB.Club en upload deze bij de bank. De bank gaat op de incassodatum automatisch incasseren bij de leden, vervolgens ontvang je het geld in één bedrag op je rekening. 

Zodra er betaald is kan het MT940 bestand gedownload worden binnen de eigen bankomgeving. Hieronder een voorbeeld van hoe dit bij de Rabobank werkt:

3.1 Betalingen verwerken (MT940)
De bankafschriften dien je vanuit de bank te downloaden (MT940 bestand) en in te lezen in KNLTB.Club (afletteren). Een MT940 bestand, is een bestandsformaat om financiële banktransacties te exporteren.

In KNLTB.Club kun je dit bestand inlezen via 'Financiën' > 'Bankbestanden' > 'Bankafschriften'.

Na het inlezen van het MT940 bestand heb je in KNLTB.Club een actueel overzicht van de betalingen onder 'Financiën' > 'Facturen'.

3.2 Handmatig afletteren
Het merendeel van de betalingen zullen herkend worden door het systeem en automatisch verwerkt worden, echter kan het zo zijn dat een deel achterblijft bij de te verwerken inkomende bankafschriften. Deze zullen handmatig afgeletterd moeten worden:

Vervolgens komt er een nieuwe pagina tevoorschijn met een overzicht van de betaling, het te verwerken bedrag en onderaan een optie om het bijbehorende lid te zoeken.