Hoe kan ik e-mailtemplates aanmaken?

Via 'Communicatie' > 'Templates', kun je de verschillende templates aanmaken en beheren.

Wat heb je nodig?

1. Club Basis, Club Standaard of Club Professioneel
2. Lees- en wijzigrechten voor de module Communicatie

Template aanmaken

Je kunt de inhoud van de mails die standaard worden gestuurd voor bijvoorbeeld de herinneringen van de dienstenplanner, baanreserveringen of wachtwoordreset aanpassen via 'Communicatie' > 'Templates'. Zolang je nog geen template hebt gemaakt, is het template leeg en wordt de standaard KNLTB.Club tekst gebruikt.

Zie het onderstaande voorbeeld:

Naast de templates voor de geautomatiseerde mails, kun je ook templates aanmaken om te gebruiken voor de mailmodule. De templates die je hier aanmaakt, kun je selecteren als je een nieuwe e-mail opstelt via 'Communicatie' > 'E-mail versturen'. Voor meer informatie over het versturen van een e-mail, verwijzen we je graag door naar dit hulpartikel.

Hoofdtemplate

Bij het aanmaken van een e-mailtemplate heb je na het invullen van de naam, de mogelijkheid om aan te geven of het een hoofdtemplate is of niet. Een hoofdtemplate kun je altijd selecteren bij het opstellen van een mail, de opmaak wordt dan automatisch overgenomen. Dit is handig als je bijvoorbeeld een standaard handtekening wilt gebruiken bij alle mails die je vanuit KNLTB.Club stuurt. We raden aan om zoveel mogelijk gebruik te maken van een hoofdtemplate, omdat je op die manier alle templates er hetzelfde uit laat zien. Bij 'Communicatie' > 'Templates' kan je in de kolom 'Is het een hoofdtemplate' zien wat bij jullie de hoofdtemplates zijn. In onderstaande afbeelding is de laatste template een hoofdtemplate. Dat kun je zien doordat het vinkje aanstaat in de kolom 'Is het een hoofdtemplate'.

Over het algemeen bevat de hoofdtemplate de opmaak die je wil gebruiken voor alle andere templates. Denk hierbij aan een specifieke lay-out, maar ook de standaard handtekening die jullie bij alle mails willen gebruiken. 

In de hoofdtemplate staat altijd de variabele ##INHOUD##. Op deze plaats wordt de tekst geplaatst van alle templates waarbij is geselecteerd dat de hoofdtemplate gebruikt wordt.

Voorbeeld: ik heb een losse template aangemaakt bij 'Communicatie' > 'Templates' waarbij ik iets heb geschreven over hoe leden kunnen inloggen in de app. Bij die template heb ik aangegeven welke hoofdtemplate van toepassing is. De tekst die ik heb geschreven, wordt geplaatst in de hoofdtemplate in het gedeelte waar ##INHOUD## staat, in plaats van dat de tekst die ik heb geschrijven als kale mail wordt verzonden naar de leden zonder de opmaak/lay-out van de hoofdtemplate.

Afzendadres

Mocht jouw vereniging gebruikmaken van Club Professioneel of Club Standaard, dan is het mogelijk om een afzendadres in te vullen. Hoe je dat doet, lees je hier.

Variabelen

Daarnaast heb je veel verschillende variabelen die mogelijk zijn om te gebruiken. Een combinatie van variabelen is hierbij ook mogelijk. Bij het versturen van de mail wordt dit door het systeem dan ook zelf ingevuld. Een variabele zoals '##BONDSNUMMER##' wordt in de mail van het lid dan ook automatisch vervangen voor het bondsnummer van het desbetreffende lid.

Let op: bij het aanmaken/bewerken van een hoofdtemplate moet altijd ##INHOUD## geplaatst worden. Zo herkent het systeem dat er tekst geplaatst moet worden, wat zal gebeuren wanneer je bij een nieuwe template aangeeft dat je van een hoofdtemplate gebruik wil maken. Onder het kopje 'Hoofdtemplate' lees je hier meer over.

Let op: het is niet mogelijk om variabelen te kopiëren en plakken naar een andere template waar de variabele niet in voor komt! Je kunt altijd alleen maar gebruik maken van de variabelen die bij het desbetreffende mailtje worden getoond in de blauwe tekst.

Standaard e-mailtemplate

Naast een hoofdtemplate kun je ook een standaard e-mailtemplate aanmaken. Dit doe je op dezelfde manier, echter vink je nu dan niet aan dat het om het hoofdtemplate gaat. Alle zelf aangemaakte e-mailtemplates (zowel de hoofdtemplates als de reguliere templates) kunnen worden geselecteerd bij het versturen van de mail.