Het instellen van een andere afzender bij het versturen van een mail is makkelijk geregeld. In dit hulpartikel leggen we je uit hoe het werkt.
Wat heb je nodig?
- Club Basis, Club Standaard of Club Professioneel
- Beheerdersrechten (voor het instellen van de afzenders)
- Lees- en wijzigrechten voor de module Communicatie (voor het versturen van de mail)
Stap 1: e-mailadessen toevoegen aan KNLTB.Club (door de beheerder)
Het is allereerst nodig dat een beheerder instelt met welke e-mailadressen gemaild mag worden vanuit KNLTB.Club. Dit gebeurt via 'Instellingen' > 'Gebruikersbeheer'. Rechtsboven zie je een witte knop 'E-mailadres toevoegen'. Klik hierop.
Voer vervolgens het e-mailadres in waarvan je wil dat het in de Communicatiemodule als afzender gebruikt mag worden. Wij voegen in dit hulpartikel in het voorbeeld 'bardienst@tcmatchpoint.nl' toe, maar je vult hier dus het door jullie gewenste mailadres in. Klik daarna op 'Opslaan'.
Bij 'Instellingen' > 'Gebruikersbeheer' zie je onderin beeld het kader 'E-mailadressen te gebruiken' staan. Dit zijn alle e-mailadressen die ooit op voorgaande wijze zijn toegevoegd aan KNLTB.Club. Hier zie je dus ook het e-mailadres dat in dit hulpartikel zojuist is toegevoegd. Deze e-mailadressen kun je allemaal koppelen aan gebruikers, zoals in stap 2 van dit hulpartikel uitgelegd zal worden.
Stap 2: de e-mailadressen koppelen aan een gebruiker (door de beheerder)
Je hebt bij stap 1 de e-mailadressen aan KNLTB.Club toegevoegd waarmee gemaild zou mogen worden vanuit KNLTB.Club. Het is vervolgens wel nog nodig dat je aangeeft wie met welk e-mailadres mag mailen. De ledenadministrateur zal met andere e-mailadressen willen mailen dan de penningmeester. Dit kun je instellen door eveneens bij 'Instellingen' > 'Gebruikersbeheer' te gaan. Klik hier op de naam van een gebruiker. Klik vervolgens rechtsboven op de witte knop 'E-mailadres koppelen'.
Vervolgens kan je kiezen welk e-mailadres je wil koppelen aan deze gebruiker. Je ziet in dit dropdownmenu alle mailadressen die jullie ooit hebben toegevoegd aan KNLTB.Club op de wijze zoals omschreven bij stap 1. Klik op 'Opslaan'. Je ziet nu onderin beeld bij de desbetreffende gebruiker in het kader 'E-mailadressen te gebruiken' staan met welke e-mailadressen die gebruiker mag mailen vanuit KNLTB.Club.
Let op: je dient de desbetreffende e-mailadressen één voor één toe te voegen aan de gebruiker.
Wil je in één oogopslag zien welke gebruiker met welke e-mailadressen kan mailen? Ga dan naar 'Instellingen' > 'Gebruikersbeheer'. Klik hier rechtsboven op 'E-mailadres per gebruiker'.
Je ziet vervolgens een matrix met een 'Ja' als de gebruiker aan dat e-mailadres gekoppeld is, en een 'Nee' als die gebruiker niet aan het e-mailadres gekoppeld is.
Stap 3: de afzender bij een mail wijzigen (door een gebruiker met Communicatie-rechten)
Je kan nu bij 'Communicatie' > 'E-mail versturen' een andere afzender kiezen, afhankelijk van welke afzenders aan jouw gebruiker zijn gekoppeld.
Let op!
- Je hoeft dus niet per mailing het maildomein te wijzigen bij 'Communicatie' > 'E-mailbeheer'. Dit stel je in principe eenmalig in, en hoef je daarna nooit meer aan te passen (tenzij jullie maildomein wijzigt). Het aanpassen van het maildomein is dus uitdrukkelijk niet de manier om een afzender van een mailing te wijzigen. Dat laatste gebeurt zoals hiervoor beschreven.
- Als je bij 'Communicatie' > 'E-mail versturen' geen andere afzenders dan het standaard afzendadres ziet, dan zijn er geen e-mailadressen aan jouw gebruiker gekoppeld. Je kan dan alleen met het standaard afzendadres mailen, zoals staat ingesteld bij 'Communicatie' > 'Instellingen'. Je kan contact opnemen met een beheerder in jullie omgeving zodat de juiste e-mailadressen aan jouw gebruiker gekoppeld worden. Beheerders dienen ook de juiste e-mailadressen aan henzelf te koppelen; dit gebeurt niet automatisch bij beheerders.
- Het systeem werkt niet goed indien er e-mailadressen met domeinen zoals '@gmail.com' of '@hotmail.com' worden ingesteld. Voer bovenstaande stappen dus alleen uit indien jullie een eigen maildomein hebben.