Op de pagina 'Afhangbord' > 'Boekingsinstellingen' kun je verschillende instellingen beheren die van invloed zijn op de afhangmogelijkheden van de leden.

In dit artikel worden de verschillende onderdelen op deze pagina behandeld met een voorbeeld van mogelijke instellingen. Lees dit artikel helemaal om zo goed inzicht te krijgen in het instellen van jouw afhangmogelijkheden!

Wat heb je nodig?

1. Club Basis, Club Standaard of Club Professioneel
2. Lees- en wijzigrechten tot de module Afhangbord
3. Eventueel beheerdersrechten

Wat komt voor in dit artikel?

1. Algemene instellingen
2. Toegestane labels per baan
3. Boekingsinstellingen per persoon
4. Verschil reservering en boeking

Wil je meer weten over boekingsregels? Klik dan hier. 

Wil je weten wat het verschil is tussen boekingsinstellingen en boekingsregels? Klik dan hier. 

Algemene instellingen

Links boven op de pagina zijn enkele instellingen beschikbaar onder het kopje 'Instellingen'. 
De meeste kunnen alleen beheerd worden door hoofdgebruikers (zie icoontje). Wat betekenen deze instellingen?

1. Als deze instelling ingeschakeld staat, betekent het dat alle restricties voor elk lid binnen een bepaalde reservering gelden. Wanneer dit uitgeschakeld is, betekent het dat de restricties alleen voor de hoofdboeker geldt.
   Voorbeeld: er moeten 30 minuten tussen twee boekingen zitten. Speler A is de eerste boeking hoofdboeker van 9:00 tot 10:00 en Speler B bij de tweede keer om 10:00 tot 11:00. Als deze instelling niet aanstaat, dan kan Speler B de tweede keer gewoon reserveren met Speler A achter elkaar. Wil je dit juist niet? Zet deze instelling aan en dan zal bij Speler B ook de reservering afgekeurd worden omdat Speler A dus 30 minuten moet wachten tot de volgende.
2. Hiermee bepaal je welke banner op het afhangbord staat. Je opties ligt aan welke versie van het afhangbord je hebt. Neem contact op met de KNLTB voor meer informatie. 
3. Als dit aanstaat, kan een lid zowel een dienst als een boeking tegelijkertijd hebben lopen. 
4. Heb je betalen voor introducés aanstaan? Dan kun je hier beheren of iemand dit soort boekingen mag annuleren. Lees hier meer over betalen voor introducés. 
5. Dit betreft flexibel afhangen. Stel er blijft onbespeelde tijd over van 30 minuten bij een normale speeltijd van 60 minuten, dan is het mogelijk voor het lid om deze resterende tijd ook te reserveren via de ClubApp. Lees hier meer over over flexibel afhangen.
6. Hetzelfde verhaal als nummer 5 maar dan voor het fysieke Afhangbord. 
7. Hiermee kun je piektijden inschakelen. Lees hier meer over piektijden
8. Hiermee kun je activeren dat men bepaalde producten kan huren bij het afhangen. Zoals rackets of ballen. Lees hier meer over huuropties. 
9. Als deze aanstaat, kan het lid tijdens een actieve boeking deze aanpassen op de kiosk.

Toegestane labels per baan
Aan de rechterkant van deze pagina is een overzicht van de banen te vinden, en welke leden op de verschillende banen zijn toegestaan:
 

Voor alle andere leden zijn de standaardinstellingen nu nog leidend en deze zullen blijven gelden totdat er een profiel wordt aangemaakt voor deze leden met een ander lidmaatschap/label.
Alle instellingen binnen deze profielen die gelden per persoon. Zoals in onderstaand voorbeeld mag elk lid dus 3 keer per dag reserveren waarvan 2 op afstand.


In bovenstaand voorbeeld mogen leden dagelijks in totaal 2 keer op afstand afhangen. 
Ook staat er ingesteld dat er maximaal 1 actieve boeking tegelijk mag zijn.
Hoe werkt dit? In de praktijk zal dit lid dus thuis een baan afhangen en ziet het persoonlijke overzicht in de app of op de website geblokkeerd worden.
Nadat de eerste reservering is afgelopen, zal deze niet meer als actief gezien worden en mag er nog een keer afgehangen worden (zowel online als via fysiek afhangbord). Lees hier meer over actieve boekingen.

Laten we nu een voorbeeld bekijken.

Het volgende geldt per lid op basis van bovenstaande instellingen:

1. Er is een speeltijd van 60 minuten voor enkel spel (twee personen)
2. Er is een speeltijd van 60 minuten voor drie personen.
3. Er is een speeltijd van 90 minuten voor dubbelen (vier personen)
4. Een lid mag 2 introducees per jaar meenemen.
5. Minimaal 2 leden moeten opgegeven worden voor een reservering. In bepaalde gevallen kan dit dus op 4 gezet worden als er alleen maar gedubbeld mag worden.
6. Er mag 7 dagen (168 minuten/24) voor aanvang van de reservering geboekt worden.
7. De bovenstaande instelling geldt niet vanaf een vast tijdstip. Lees hier meer over deze instelling.
8. Tot 30 minuten van tevoren mag er zonder consequenties geannuleerd worden. Dit betekent dat als het alsnog binnen de 30 minuten voor aanvangstijd gebeurd, dat dit zal worden gezien als 1 gebruikte reservering. In plaats van bijvoorbeeld 3 keer per dag mag dit lid alsnog maar 2 keer spelen nog, ondanks dat diegene geannuleerd heeft.
9. Leden mogen een betaalde reservering annuleren. Denk hierbij aan het meenemen van een introducee. Lees hier meer over het betalen voor introducés. 
10. Er mag tot 30 minuten voor een betaalde reservering geannuleerd worden. Hierna kan annuleren niet meer.
11. Er mag tot 5 minuten voor een reservering nog gewijzigd worden zoals speeltijd of spelers.
12. Een lid mag tot 0 minuten van tevoren online een reservering doen. Stel iemand ziet vanaf het terras een leegstaande baan, dan kan diegene last minute deze baan nog reserveren via de telefoon. Indien dit niet wenselijk is als vereniging dan is het aan te raden om hoger te zetten.
13. Dit lid moet een uur wachten totdat die een volgende reservering kan doen. Met deze instelling kan iemand dus nooit twee tijdsblokken achter elkaar een baan bezet houden. Als het om een vereniging met minder mensen gaat waar vaak banen leegstaan, kan dit natuurlijk uiteraard ook op 0 gezet worden. Let op: kijk of 'gebruik de hoogste beperkingen bij het boeken van een baan' aanstaat zoals eerder in dit artikel is beschreven om te voorkomen dat leden misbruik maken door elke keer iemand anders te laten reserveren.
14. Het tijdsblok staat op 60. Dit betekent dat er alleen op het hele uur afgehangen kan worden (10:00, 11:00, 12:00 enz.). Het is aan te raden het tijdsblok op 60 te zetten als de speelduur zelf ook op 60 minuten staat, dit zal gaten in de planning voorkomen. Of je kunt dit ook beheren via de bloktijden. Hiermee zet je de tijdsblokken vast en kunnen leden daar niet van afwijken. Lees daar hier meer over. 
15. Er moet bevestigd worden op het afhangbord. Het lid moet de pas door de lezer halen en zijn/haar boeking bevestigden
16. Dit moet 5 minuten voordat de reservering begint, anders vervalt deze. 
17. Maken jullie gebruik van QR codes? Dan stel je hier in vanaf wanneer iemand via ClubApp de gemaakte reservering kan bevestigen. In dit geval kan dit vanaf 60 minuten van te voren. 

Verschil reserveringen en boekingen

• Reserveringen zijn boekingen die op afstand worden gemaakt. Je reserveert namelijk een plek op de baan voor later.
• Boekingen is de overkoepelende term, dus hier zitten ook de boekingen bij die men ter plekke maakt op de club, maar zijn ook reserveringen op afstand.
• Actieve boekingen wordt gezien als boekingen die bezig zijn of gaan gebeuren. Deze instelling werkt als volgt: stel er staat ingesteld dat iemand maar 1 actieve boeking mag hebben en 2 boekingen in totaal die week. Dan mag het lid wel boeking A doen, maar kan pas boeking B maken als boeking A is afgelopen (en dus niet meer 'actief' is). Na dat zowel boeking A als B gedaan zijn, mag dat lid die week niet meer boeken. 

In het onderstaande voorbeeld mag een lid dus drie keer per dag reserveren waarvan 1 via de ClubApp of Clubsite (Professioneel). Nadat het lid deze boeking heeft gemaakt en naar de club gaat, kan hij/zij nog twee keer terplekke reserveren. Verder mag het lid 7 keer reserveren per week waarvan er 5 op afstand gemaakt kunnen worden. Tot slot mag een lid maar 1 boeking actief hebben en kan dus pas reserveren zodra de actieve boeking is afgelopen.